Les documents sont distribués en format électronique et sur papier. Les procédures de diffusion sont différentes selon le format.
Distribution électronique des documents
Tous les documents officiels (c'est à dire ceux qui portent une cote) dont il faut assurer la distribution électronique sont insérés dans Documents en ligne . L'insertion de documents dans cette application dépend de leur statut au moment où elle est effectuée - documents en distribution restreinte (uniquement pour les Membres), ou documents en distribution générale (pour tout public).
Les Membres peuvent extraire, consulter et télécharger des documents officiels à partir du site des Membres (accès protégé par un mot de passe);
les observateurs ont accès aux documents en distribution restreinte à partir de ce site, dont l'accès est protégé par un mot de passe, qui leur permet d'extraire uniquement les séries de documents qu'ils sont autorisés à consulter;
le public peut extraire et télécharger à partir de Documents en ligne, sur le site Web de l'OMC, tous les documents en distribution générale ou mis en distribution générale.
Distribution des documents sur papier
Sauf instruction contraire, tous les documents officiels publiés sont distribués sur papier aux personnes autorisées. La Section de la reprographie et de la distribution des documents de la Division des services linguistiques et de la documentation est chargée de la diffusion des documents de l'OMC sur papier et dispose des listes officielles de diffusion auprès des personnes inscrites (Membres, observateurs et autres), dans lesquelles sont indiquées les séries de documents qu'elles sont autorisées à recevoir.
Procédures concernant les listes de diffusion
Procédure à suivre pour figurer sur une liste de diffusion (pour chaque catégorie d'utilisateurs - Membres, observateurs, organisations, Secrétariat, autres):
- Nouveaux inscrits (autres que les observateurs) et inscrits actuels : contacter la Section de la reprographie et de la distribution des documents (bureau 33 du CWR, +41227395076/5488)
- Observateurs: les demandes de statut d'observateurs auprès des organes de l'OMC doivent être communiquées à la Section de la reprographie et de la distribution des documents par le secrétaire de l'organe concerné
Les nouveaux documents sont distribués quotidiennement selon une procédure structurée et rapide; les autres types de distribution sont fonction des priorités, notamment des besoins immédiats ponctuels.
Distribution quotidienne
La distribution quotidienne des documents comprend certains envois à différents groupes d'inscrits:
- Casiers (CWR, Genève)
- Organisations internationales (Genève)
- Distribution prioritaire (Membres/observateurs)
- Distribution postale
- la distribution quotidienne par la poste des nouveaux documents à tous les Membres, observateurs et organisations qui se trouvent en Suisse et qui n'ont pas demandé qu'un casier leur soit attribué;
- la distribution quotidienne par la poste des nouveaux documents à tous les Membres, observateurs, organisations et inscrits qui se trouvent ailleurs dans le monde.
- Distribution publique
- Distribution privée
Les nouveaux documents sont distribués, chaque après-midi, dans les casiers situés dans le Centre de documents - bureaux 56/57/58, du CWR (+41227395032); cette distribution est destinée aux Membres et aux observateurs ou aux organisations basées à Genève. Les demandes d'attribution d'un casier doivent être adressées au bureau 33 du CWR (+41227395488/5076) - par courrier postal, fax ou courrier électronique.
Les organisations internationales basées à Genève reçoivent chaque matin les nouveaux documents auxquels elles ont droit en qualité d'observateurs.
Distribution quotidienne, chaque matin, aux Membres et/ou aux observateurs, des nouveaux documents dont l'envoi par la poste peut être sujet à des retards.
Deux types de distribution postale sont possibles:
Distribution quotidienne des nouveaux documents aux organisations, universités et entreprises autorisées.
Distribution quotidienne aux personnes privées autorisées de certains nouveaux documents faisant l'objet d'une distribution restreinte.
Services de la documentation et de l'information (DIS)
L'équipe des
Services de la documentation et de l'information (DIS) a pour mission de fournir
des renseignements sur la documentation officielle de l'OMC, ainsi que des
informations générales aux Membres, aux observateurs, aux fonctionnaires, aux
autres organisations et au public.
En outre, l'équipe contrôle les documents officiels sur l'OMC communiqués par les délégations et le Secrétariat, en particulier ceux qui concernent les différends commerciaux, et elle en assure la distribution dans les casiers.
Activités
Fournir des renseignements sur la documentation officielle de l'OMC
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Aider les personnes à rechercher, identifier et obtenir des documents spécifiques de l'OMC
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Préparer et imprimer des documents officiels pour les réunions organisées à l'OMC
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Gérer, imprimer et distribuer les discours officiels des réunions de l'OMC aux interprètes, par l'intermédiaire des huissiers
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Distribuer les documents officiels sur l'OMC dans les casiers
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Répondre à des demandes de renseignements d'ordre général
Lieu: CWR (rez-de-chaussée), l'Atrium et SWR, (rez-de-chaussée)
Horaire officiel: 8h30 - 13 heures / 14 heures - 17h30
Téléphone: +41 (0) 22 739 5032
Adresse électronique: [email protected]