Los documentos se distribuyen tanto en formato electrónico como en papel. El procedimiento de difusión varía en función del formato requerido.
Distribución electrónica de los documentos
Todos los documentos oficiales que se han de distribuir por medios electrónicos se incluyen en Documentos en línea (los documentos oficiales tienen una signatura). La inclusión de los documentos en esta aplicación se determina sobre la base de la categoría que se les asigne en el momento de su colocación - documentos de carácter reservado (sólo para los Miembros) o documentos de distribución general (a los que todos pueden acceder)-:
los Miembros pueden encontrar, consultar y descargar los documentos oficiales en el sitio de los Miembros (protegido mediante contraseña);
los Observadores pueden acceder a los documentos de carácter reservado desde ese mismo sitio, dado que existe un mecanismo de acceso mediante contraseña que les permite recuperar únicamente las series de documentos que están autorizados a obtener;
el público en general puede encontrar y descargar todos los documentos oficiales de distribución general y cuyo carácter reservado se ha suprimido en la sección Documentos en línea del sitio Internet de la OMC.
Distribución de los documentos en papel
A menos que se impartan instrucciones en contrario, todos los documentos oficiales publicados se distribuyen en papel a los destinatarios autorizados. La Sección de Reproducción y Distribución de Documentos, de la División de Servicios Lingüísticos y Documentación, se encarga de difundir los documentos de la OMC en papel, y mantiene listas oficiales de envíos por correo en las que figuran todos los suscriptores (Miembros, Observadores y otros), así como información sobre las series que están autorizados a recibir.
Procedimiento aplicable a las listas de envíos por correo
El procedimiento aplicable a la inclusión en las listas de envíos por correo (a todas las categorías de usuarios -Miembros, Observadores, organizaciones, Secretaría y otros-) es el siguiente:
- los nuevos suscriptores (distintos de los Observadores) y quienes ya sean suscriptores deben ponerse en contacto con la Sección de Reproducción y Distribución de Documentos (despacho 33 del CWR, +41227395076/5488)
- Observadores : las solicitudes de la condición de observador en los Órganos de la OMC deben remitirse a la Sección de Reproducción y Distribución de Documentos por conducto del Secretario del Órgano de que se trate .
Los nuevos documentos se distribuyen a diario siguiendo un procedimiento estructurado y oportuno; los restantes tipos de distribución obedecen a distintas prioridades, por ejemplo, al hecho de que surjan necesidades inmediatas.
Distribución diaria
La distribución diaria de los documentos comprende una serie de envíos a diferentes grupos de suscriptores:
todas las tardes se colocan nuevos documentos en los casilleros situados en el Centro de Documentos - despachos 56, 57 y 58 del CWR (+41227395032) -; este tipo de distribución se dirige a los Miembros y a los Observadores u organizaciones con representación en Ginebra. Las solicitudes de asignación de casilleros deben dirigirse al despacho 33 del CWR (+41227395488/5076) - por carta, facsímil o correo electrónico-.
las organizaciones internacionales con sede en Ginebra reciben todos los días los nuevos documentos que están autorizadas a recibir en calidad de observadoras.
cada mañana se distribuyen nuevos documentos a Miembros y/o a Observadores que pudieran verse afectados por retrasos postales.
existen dos tipos de distribución postal:
- distribución diaria matinal de nuevos documentos a todos los Miembros, Observadores y organizaciones con domicilio en Suiza que no hayan solicitado que se les asignen casilleros;
- distribución diaria matinal de nuevos documentos a todos los Miembros, Observadores, organizaciones y demás suscriptores con domicilio en otros lugares del mundo.
distribución diaria de nuevos documentos a organizaciones, universidades y empresas autorizadas.
distribución diaria a particulares autorizados de determinados documentos nuevos de carácter reservado.
Servicio de Documentación e Información (DIS)
La función del Servicio de Documentación e Información (DIS) es facilitar a los Miembros, los observadores, el personal, otras organizaciones y el público información sobre los documentos oficiales de la OMC, así como otra información genérica. Asimismo, el equipo gestiona los documentos oficiales relacionados con la OMC remitidos por las delegaciones y la Secretaría, en particular los documentos relativos a las diferencias comerciales, y los distribuye en los casilleros.
Actividades
Facilitar información sobre documentos oficiales de la OMC
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Ayudar a localizar, identificar y obtener documentos específicos de la OMC
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Preparar e imprimir documentos oficiales para las reuniones organizadas en la OMC
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Gestionar e imprimir los discursos de las reuniones oficiales de la OMC y distribuirlos a los intérpretes a través de los ujieres
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Distribuir documentos oficiales relacionados con la OMC en los casilleros
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Responder a consultas de carácter general
Ubicación: Centro William Rappard (CWR), planta baja, Atrio; y Sala William
Rappard (SWR), planta baja.
Horario: 8:30-13:00 h; 14:00-17:30 h
Teléfono: +41 (0) 227395032
Correo electrónico: documents.informationservices@wto.org
